O atendimento e a produtividade do seu cartório certamente é, antes de tudo, um dos maiores diferenciais na conquista dos clientes, por isso deve-se sempre identificar como aumentar a eficiência no atendimento para melhorar continuamente a qualidade do tabelionato ou ofício de registro.
Ao buscar aperfeiçoar o atendimento do cartório, tanto a população como a equipe interna, são atingidos positivamente, pois aprimora o clima organizacional, aumenta a produtividade de maneira saudável e torna o trabalho mais organizado e rentável.
Para que a gestão possa atingir todos esses objetivos, apontamos a seguir 5 dicas que podem melhorar o atendimento e produtividade seu do cartório.
1. ANALISE AS NECESSIDADES DA EQUIPE
Descobrir as reais falhas dos processos é o primeiro passo para traçar planos de melhorias no atendimento do cartório. Por isso, é importante analisar, do mesmo modo, quais são as necessidades da equipe interna: o que não está dando certo, os problemas com clientes, erros nos processos de atendimento, etc.
Para descobrir essas pendências, a gestão pode promover uma pesquisa sem identificação com os colaboradores, por exemplo.
2. ANALISE AS NECESSIDADES DOS SEUS CLIENTES
Conhecer a visão de quem está do outro lado do balcão de atendimento também é, em seguida, imprescindível. Descubra as reclamações e principais necessidades da população para saber como atender as questões mais relevantes e melhorar o atendimento do cartório para todos os envolvidos.
A ideia de que o cliente tem sempre razão não é totalmente verdade. Por isso, é importante ter consciência que nem todas as reclamações devem receber atenção.
3. OTIMIZE OS PROCESSOS DE ATENDIMENTO
Encontre soluções que simplifiquem os processos e garantam a qualidade das entregas. Isso pode ser feito de diversas maneiras como:
- Reduzir etapas desnecessárias;
- Informar as pessoas para diminuir dúvidas e o tempo da resolução de problemas;
- Automatizar tarefas com tecnologia.
4. AUTOMATIZE OS PROCESSOS
A tecnologia é uma das soluções mais assertivas para melhorar a produtividade e eficiência não somente do atendimento, mas em todas as atividades do cartório. Há tarefas que podem ser assumidas pela tecnologia para que o trabalho humano seja direcionado para outras coisas mais importantes.
5. TENHA UM SERVIDOR DE REDUNDÂNCIA
Por último, um servidor de redundância é a segurança para que o cartório não fique inativo caso o servidor principal falhe. Além de aprimorar o atendimento do cartório, é obrigatório tê-lo, conforme dita o Provimento nº 74.
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Fonte: Escriba
